Ваш город... т. 8 923-3-124-124

Как правильно подать заявку на тендер

Как правильно подать заявку на тендерАвтор: Админ
Как правильно подать заявку на тендерОпубликовано: 21.10.20

Как правильно подать заявку на тендер

Начинающим бизнесменам важна каждая сделка для получения прибыли и наработки репутации. Тендерная система сотрудничества широко практикуется на рынке, используется государственными и частными компаниями. Зная, как подать заявку на участие в тендере правильно, организация или предприниматель получают больше шансов на выгодное сотрудничество.

Правила подачи заявок регулируются Федеральными Законами и Приказом Правительства, но единой системы с гарантией выигрыша тендера не существует. Важно подбирать заказы по профилю компании, изучать потребности клиентов, грамотно заполнять документы.

Тендеры: что это такое

В законодательных нормативах РФ термин «тендер» не используется. В актах закреплены термины закупка, госзакупка, торги, аукционы и т.д. В рамках тендерной торговли компании заказчики ищут исполнителей, которые предоставят им товары и услуги удобоваримого качества по лучшей цене.

Чаще всего тендерные торги используют для закупок товаров с оптимизированными условиями. Участникам предлагается законодательная защита. Взаимодействующие стороны заключают договор с указанием сроков, объемов поставок и размеров оплаты.

Интересно:

Слово тендер имеет английское происхождение, буквально означает «предложение». В России термин активно используется бизнесменами, но не несет юридического значения.

Законодательная база

Участие в государственных и частных тендерах регламентируется нормативными актами:

  • Гражданский Кодекс. Используется для определения порядка проведения госзакупок, права и обязанности сторон.
  • ФЗ №44. Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров и услуг» разработан специально под проведение торгов с участием государственных организаций.
  • ФЗ №223. Федеральный закон «О закупках товаров и услуг юридическими лицами» определяет порядок сотрудничества между частными компаниями без привлечения гос. организаций.

Законодательство помогает проводить торги в рамках открытого конкурса. Все стороны процесса защищаются от предрешенных конкурсов, а государственная экономика оберегается от монополистов.

Виды тендеров

Виды тендеров

Российским компаниям предлагается участвовать в тендерах 3-х видов. У каждого типа торгов есть свои преимущества и нюансы. Торги могут иметь различные масштабы, проводиться в конкурентных и неконкурентных условиях.

Неконкурентные тендеры проходят между сторонами на постоянной основе без конкурса. Конкурентные закупки проводятся на торговой площадке, где за право выполнения заказа борется несколько исполнителей. Заказчик вправе выставить ряд релевантных условий, выбрать самого подходящего исполнителя.

Государственные закупки

Участие в госзакупках подходит неопытным бизнесменам. У сотрудничества с государственными компаниями есть несколько преимуществ:

  • Документы, требования, правила подачи заявки регламентируются нормативными актами;
  • Сделки с минимальными рисками обмана;
  • Стандартизированные условия;
  • Четкие сроки исполнения договора, зачисления оплаты и т.д.

Минус подачи заявки на государственный электронный аукцион состоит в высокой конкуренции. Стоимость контрактов ниже, чем при сотрудничестве с другими юридическими лицами.

Корпоративные и коммерческие тендеры

Регулируются №223 ФЗ. Требуют более тщательной подготовки, а процедура торгов проходит значительно сложнее. Экономисты рекомендуют начинающим бизнесменам сначала набраться опыта в работе с госкомпаниями.

Формы проведения тендеров

Подать заявку на участие можно двумя способами:

  • В бумажной форме. Документы высылаются на площадку почтой или предоставляются лично. Постепенно этот формат устаревает, уступая второму способу проведения тендеров.
  • Электронный аукцион. В электронном формате проводится подавляющее большинство торгов. Участники используют электронные версии документации.

Важно:

Для работы в рамках электронной площадки исполнителю понадобятся регистрация на сервисе и заверенная электронная подпись. В России работает несколько крупных электронных платформ, для использования любой из них нужно зарегистрироваться. Электронная подпись оформляется через любую аккредитованную компанию.

Что понадобится для участия в тендере

Чтобы подать заявку на тендер, не нужно много документов или финансовых вложений. При подаче первой заявки необходимо зарегистрироваться на торговой площадке и оформить ЭЦП.

После подготовки рекомендуется определиться с нишей и заказчиками. Каждая сфера и отдельные компании подразумевают определенные правила проведения торгов. Исполнителю нужно изучить конкурсные документы, чтобы правильно подать заявку на участие в конкурсе. Стандартный перечень требований к:

  • Объекту;
  • Участникам тендерных торгов;
  • Обеспечению заявки;
  • Срокам исполнения контракта;
  • Проектам.

Также оглашаются критерии оценки конкурсантов. Перечисленная информация вносится в Единую Информационную Систему (ЕИС). Если конкурс открытого типа, сведения получат все релевантные исполнитель. При закрытых конкурсах предложение на участие рассылается персонально потенциальным исполнителям.

Пакет документов для подачи заявки на тендер

Пакет документов для участия в торгах регламентируется законодательствам. Конкурсантам нужно предоставить:

  • Документы на компанию (юридический адрес, ИНН, название и т.д.);
  • Выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ, в зависимости от статуса исполнителя;
  • Доверенность (при работе от имени руководителя);
  • Подтверждение преимущества, если есть (выдаются малому бизнесу, ИП);
  • Подтверждение соответствия требованиям для участия в конкурсе;
  • Учредительные документы для юридических лиц;
  • Банковская гарантия или обеспечение заявки.

Если заказчик устанавливал ряд запретов и ограничений для конкурсантов, понадобятся документы, подтверждающие соответствие этим параметрам. При подаче заявки в электронном формате предоставляются нотариально заверенные копии.

С появлением электронных аукционов конкурсантам стало проще находить заказчиков и собирать необходимую документацию. По государственным тендерам список условий и необходимых документов всегда одинаковый. В коммерческих торгах заказчик может менять требования и перечень необходимого по своему усмотрению.

Что должно быть в заявке на участие

На электронные торговые площадки можно одновременно подавать до 3-х заявок в разные организации. Заявление на участие состоит из двух частей: приглашение к сотрудничеству и стоимость услуг конкурсанта.

Первый раздел

В первую часть заявки следует включить:

  • Согласие с условиями заказчика на тип и время оказания услуги или поставки товара. Первая часть заявки подкрепляет полное согласие с требованиями заказчика по всем пунктам, указанным в условиях конкурса.
  • Предложение по техническим характеристикам товара. Некоторые заказчики формируют список требований к объекту поставки. В данном случае конкурсанту нужно предоставить документальное подтверждение соответствия, отразить это в заявке.
  • Информация о товаре или услуге. Исполнитель указывает полное наименование продукта, страну производства и другие важные характеристики.

Конкурсанты стараются повысить шансы на выигрыш тендера. Частая практика – дополнение коммерческого предложения эскизами, рисунками, фотографиями товаров. Дополнительные материалы помогают заказчику получить полное представление о предложении конкурсанта. По статистике, победителями аукционов чаще становятся компании, которые тщательно формируют заявление.

Второй раздел

В следующей части документа исполнителю нужно ответить на ряд вопросов:

  • Полное наименование компании;
  • Юридический и фактический адреса;
  • ФИО и адрес регистрации для ИП в статусе физического лица;
  • Контактная информация (номер телефона, почтовый адрес);
  • ИНН.

Также во втором разделе отмечаются дополнительные сведения о конкурсанте: статус, правоустанавливающие документы и т.д. И электронная, и бумажная заявка строится по аналогичному принципу.

Важно:

В первой части заявки нельзя указывать информацию об исполнителе. Первая часть о товаре, вторая об исполнителе. Другой формат заполнения могут не принять.

Советы по оформлению заявки на участие

При правильном заполнении и подаче заявления больше шансов получить выгодный контракт. Отправляя предложение, рекомендуется:

  • Следовать требованиям заказчика. При создании конкурса организации формируют достаточно подробный перечень требований и условий для участия. Важно обращать внимание на исчисление стоимости с учетом НДС или без, измерения объемов товаров (см, мм) и другие мелочи.
  • Следить за изменениями в документации заказчика. Даже после размещения объявления о конкурсе организации вправе менять требования, сроки и другие параметры.
  • Скрупулезно заполнять документы. О конкурсантах судят по каждой мелочи, включая способность правильно подготовить документацию.
  • Подготовиться к работе на сайтах с электронными аукционами. Необходимо заранее получить электронно-цифровую печать, снять сканы с основных документов, сформировать тексты заявлений и т.д.

При необоснованном отклонении заявлений конкурсанты могут обратиться за помощью в ФАС или потребовать разъяснения у заказчика. В редких случаях встречаются тендерные торги с незаконными требованиями или условиями сотрудничества.

Причины отклонения заявок

Распространенные причины отказа в участии в тендере, когда заявка:

  • Содержит ЭЦП неправильного формата. Принимаются усиленные цифровые подписи.
  • Подано больше 3-х заявлений. Предыдущие предложения необходимо отзывать.
  • Прошел срок подачи. Даже если заявление поступает на день позже объявленного срока, заказчик вынесет обоснованный отказ.
  • Несопоставима цена. Стоимость услуг конкурсанта по контракту выше максимально допустимой по решению заказчика.
  • Компания в черном списке. Если ранее организация нарушала условия договоров, ее вносят в реестр недобросовестных исполнителей. Повторно получить контракт станет намного сложнее.

Если документы подаются на сотрудничество в сфере строительства, медицинских услуг и т.д. к заявлению нужно прикреплять копии свидетельств СРО, лицензий, аккредитации и т.д.

Результат торгов

Узнать, кого заказчик выбрал поставщиком по итого тендерного аукциона, можно из протокола. Победитель также получает уведомление на контактные каналы связи. Даже в случае проигрыша рекомендуется просмотреть итоговый протокол. Из него можно узнать:

  • Количество конкурсантов;
  • Стартовую стоимость договора и процент снижения;
  • Наименование победителя.

Новичкам в сфере тендерной работы также полезно просмотреть историю конкурсов победителя. По ним можно судить, что именно делает компания для регулярного выигрыша. Итоговый протокол и история заказов победителя могут говорить о сговоре с заказчиком ради незаконного получения прибыли.

Важно:

В течение 5 дней после публикации итогового протокола и победителей каждый участник конкурса имеет возможность обжаловать решение заказчика. Жалоба направляется в ФАС. При обнаружении нарушений результаты признаются недействительными.

О чем еще надо знать

В статье было рассмотрено множество особенностей участия в тендерах и взаимодействия с компаниями. Но процедуры проведения аукционов и тендерной системы имеют ряд нюансов, о которых лучше подумать заранее:

  • Если исполнитель имеет лицензии или аккредитации, заказчик будет смотреть сроки. При условии, что срок аккредитации истекает меньше, чем через 3 месяца, заявление автоматически отклоняется.
  • На электронных площадках используются единые форматы. В интересах исполнителя позаботиться, чтобы все документы открывались и корректно отображались у других пользователей.
  • Заявка подается за 1 раз. Оба раздела должны входить в заявление сразу.
  • Сроки отклика зависят от стоимости тендера. При цене заказа до 3 млн руб. отклики принимаются в течение 7 дней. При стоимости выше 3 млн сроки продлеваются до 20 дней. Это минимальные временные рамки, большинство компаний дают больше времени на подачу предложений.
  • Обязательное обеспечение. Современные организации принимают только денежное обеспечение. Исполнитель создает отдельный банковский счет и вносит на него требуемую сумму.

Если ваши предложения регулярно отклоняются, вы – начинающий бизнесмен или начали работать недавно, можно обратиться в компании, которые помогают формировать пакет документов. Разумеется, часть бюджета уйдет на оплату услуг таких организаций, но выигрыш тендеров поможет покрыть расходы.

Статьи по теме