Как подать заявку на участие в торгах: Основные этапы подготовки заявки

1.Выбор конкурса для подачи заявки на участие

Не существует единого свода правил по выбору аукциона или конкурса, ведь закон не запрещает участвовать в закупках юридическим лицам. Главным аспектом в выборе аукциона или конкурса является расчет платёжеспособности и опыта компании.

В самом начале, нужно определиться с заказчиком.  Важной частью в определении заказчика является сбор информации: о том какие конкурсы уже проводились, кто побеждал в этих конкурсах и сколько раз, насколько хорошо заказчик выполнял свои обязательства перед исполнителем.

Важно понимать, что  тендер выбирается такого же профиля как и ваша компания. В большинстве случаев организация занимающаяся логистикой не сможет построить дом.
Величина контракта является не главным критерием при выборе контракта. В этом деле главное не переоценить свои возможности. Последствиями такой оплошности могут быть слишком печальными, возможно приведут к банкротству компании.

Тендеры различаются по видам на коммерческие и государственные. Отличаются они между собой  они способом финансирования и условиями. Финансирование происходит из федерального бюджета и регулируется Федеральными законами

• От 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон № 223-ФЗ)
• От 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ)

Больше информации об этих тендерах содержится на государственном портале www.zakupki.gov.ru . В конкурсах коммерческого вида правила устанавливает сам заказчик обусловленные рамками Гражданского кодекса. Финансирование в конкурсах такого типа идёт из средств компании-организатора.

После выбора тендера оформляется и подается тендерная заявка (заявку на участие в конкурсе).

2.Изучение конкурсной документации

Очень важно изучить документацию выбранного конкурса.
Данная документация находится в Единой информационной системе или рассылается лично каждому заинтересованному  участнику. Изучение документации совершенно бесплатно.

Содержание документов разнится в зависимости от предмета торгов, составляется такая документация самим организатором или же тендерным комитетом. Обычная документация отображает следующие сведения:

• Требования к объекту закупки;
• Требования к конкурсантам;
• Требования к заявкам и их обеспечению;
• Критерии оценки заявок;
• Сроки и порядок проведения тендера;
• Проект контракта

Особое значение имеют требования и запросы заказчика. При условии что организатор тендера понимает какие товары и услуги ему нужно получить в поставленные сроки, правильным решением будет со стороны заказчика сделать предложение на самых выгодных условиях для организатора.  Зачастую заказчик не понимает что он должен сделать для достижения поставленного результата, и только примерно понимает, какие виды товаров и услуг ему нужны. При таком варианте заказчик предлагает свои варианты решения задачи. Особенно важно обратить внимание на мельчайшие законодательные ограничения, установленные Законом № 44-ФЗ либо подзаконными актами и касающиеся допуска товаров. В большей степени это относится к товарам, которые производятся в иностранных государствах.

Предоставленные заявки проходят оценку по балльной системе. Важно изучить критерии оценки, что безусловно поможет при подаче и составлении документов для участия в тендере. Также изучение критериев оценки  значительно увеличит ваши шансы на победу в конкурсе.

Не стоит забывать, что потенциальный участник должен понимать какие документы нужно подписать после победы в конкурсе. Обязательным условием также является ознакомление со всей документацией и согласие со всеми условиями и ограничениями в документах. Условия предоставленного контракта изменить невозможно.

Все государственные закупки проводятся согласно Законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. В тендерах коммерческого вида могут устанавливаться требования выходящие за рамки законодательства, но в тоже время соответствующие Гражданскому кодексу.

3.Обсуждение деталей

При возникновении любых вопросов заказчик вправе обратиться за разъяснениями. Вопросы к заказчику отправляются в письменной форме не позднее чем за пять рабочих дней до окончания срока подачи заявок на участия в тендере. Ответы потенциальному участнику направляются не позже чем через 2 рабочих дня в письменной форме или в электронным документом.
При возникновении вопросов касательно электронных аукционов вопросы направляются в адрес электронной площадки не позднее чем за три дня до даты окончания подачи заявок. Комментарии заказчик размещает в Единой информационной системе в двухдневный срок с момента поступления запроса от оператора электронной площадки. В пояснениях данного типа указывается только суть вопроса, участник при этом остается скрыт.

При возникновении вопросов обязательно стоит их задавать. Ответы заказчика поспособствуют подаче более скорректированного предложения компании и предоставить его в более выгодном свете.

4.Сбор документов

Перед подачей заявки на участие в государственном тендере участник по законодательству должен подготовить:

• Документы о компании (название , адрес , ИНН) ;
• Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или ее нотариальную копию);
• Документ, подтверждающий полномочия лица, действующего от имени участника конкурса (копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность);
• Документы, подтверждающие право на преимущество (пример декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства);
• Документы, подтверждающие соответствие конкурсанта требованиям к участникам тендеров;
• Копии учредительных  документов;
• Документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия);
• При необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком;

Для подачи заявки на участие в электронном аукционе необходимо собрать следующий пакет документов:

• Документы о компании (название, адрес, ИНН);
• Копии документов, подтверждающих соответствие требованиям товара или услуги;
• Документы, подтверждающие право на преимущество;
• При необходимости : документы,  подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.

Полный список документов для подачи заявки на участие в госзакупках установлен законодательством. Заказчик по Закону № 44-ФЗ не может запрашивать иные документы, не предусмотренные в этом перечне. Со списком требуемых документов можно ознакомиться в конкурсной документации.
Отличие государственных закупок и коммерческих конкурсов в том, что для коммерческих конкурсов нет строгих установленных регламентов: перечень документов устанавливается заказчиком в зависимости от специфики деятельности.

5.Оформление тендерной заявки

Не менее ответственным процессом является оформление тендерной заявки. Ведь благодаря этой заявке заказчик и делает выбор в сторону той или иной компании для исполнения контракта.
Участники открытого конкурса составляют заявку по образцу, указанному в конкурсной документации. К этой заявке прилагается список документов указанный выше. Также прикладывается образец или проба товара указанного в закупке. Вся документация прошивается и пронумеровывается, но несоблюдение этого требования не является причиной для отказа. Документация включает в себя опись всех документов входящих в её состав. На данную документацию ставится печать и подпись участника исполняющего контракт.

В случае если заявка была оформлена с нарушением требований – это может послужить причиной для отказа её принятия для участия в торгах. В случае если третья заявка на участие в торгах за текущий квартал будет признана не соответствующей требованиям, участник получит отказ и в возврате последнего финансового обеспечения заявки.

В соответствии со статьей 14 Закона № ФЗ-44 во время подачи второй заявки требуются документы подтверждающие соответствие участника такого аукциона или продвигаемых им товаров (работ и услуг) условиям, запретам и ограничениям, установленным заказчиком тендера.

6.Подача тендерной заявки

Подать тендерную заявку необходимо до окончания срока приема. При условии что сумма контракта больше 3 миллионов рублей, срок отправки заявки составляет не менее 20 дней с момента извещения о проводимых торгах. Если цена менее трёх миллионов рублей в таком случае срок отправки заявки составляет не менее семи дней. О точных сроках отправки заявки указывается в документации конкурса, сроки указанные в документации обязательны к исполнению в ином случае поставщик не допускается к участию в тендере.

В отношении открытых конкурсов возможно подать только одну заявку для каждого предмета закупок. Заявки для таких тендеров подаются в письменной форме письмом. Заявку можно доставить лично по адресу который указан в документах о проведении тендера. Член конкурсной комиссии при получении конверта указывает на нем название и номер лота, данные о лице, которое подает заявку, адрес и название компании – участника, а также выдает представителю поставщика расписку о получении документов.

В электронном аукционе подать заявку могут поставщики, имеющие аккредитацию на электронной площадке и электронную цифровую подпись (ЭЦП). Участник направляет заявку оператору электронной площадки в форме двух  электронных документов (сразу две части заявки) одновременно. Оператор в течение часа присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получения заявки.
Аукционы и конкурсы коммерческого типа проводятся в электронном виде. Порядок подачи заявок на участие в коммерческого тендере похож на процедуру предоставления документов при госзакупках. Условия подробно изложены в документации конкурса.

Также особое внимание следует уделить обеспечению заявки на участие в тендере. Поставщик имеет право сделать  это в виде внесения залога или предоставить банковскую гарантию.
Залог вносится на специальный банковский счёт в одном из уполномоченных банков. Сведения об этих банках указаны на соответствующих электронных площадках. Денежные средства возвращаются после подведения итогов конкурса или подписания контракта с конкурсантом в случае его победы. Также это работает и с банковской гарантией.
Для того чтобы оформить банковскую гарантию требуется соответствовать требованиям кредитной организации, а также собрать определенный пакет документов. Банковская гарантия может стать отличным решением если нужно обеспечить заявку с минимальными затратами.